IT-Auswahl

Eine zielgerichtete Ausrichtung der eigenen Unternehmenssoftware ist wichtig - besonders im Mittelstand!

Was genau meinen wir damit?

Aus welchen Gründen sollten Sie sich eingehend mit der IT-Auswahl befassen?

In Anbetracht der Tatsache, dass 47 % aller Einführungen von Unternehmenssoftware scheitern und 84 % die geplanten Zeit- und Kostenvorgaben überschreiten (Quelle: Standish Group, 2001), erkennt man die Wichtigkeit der konkreten Befassung mit der IT-Auswahl.

Während die Umsätze in der IT-Welt bislang überwiegend durch das Lizenzgeschäft generiert wurden, zeichnet sich hier ein neuer Trend hin zur Inanspruchnahme von Wartung und Dienstleistungen ab. Betrachtet man die Kosten der wirtschaftlichen Nutzungsdauer über einen Zeitraum von 7 Jahren, erkennt man, dass die Software 2,5 bis 4 mal bezahlt wird.

Die Geschäftsprozesse sind der Kern und zugleich der Fingerabdruck Ihres Unternehmens. Sie dienen somit als Grundlage für eine individuelle IT-Ausschreibung und sollten genau so viel Wichtigkeit und Beachtung bekommen, die sie als Herzstück des Unternehmens verdienen. Für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens ist die sorgfältige IT-Auswahl somit ein grundlegender Bestandteil.

Finden Sie sich hier wieder?

Nehmen Sie sich einmal kurz Zeit, um die folgenden Statements aus Ihrer Sicht zu beurteilen:

• "Um IT-Projekte kümmert sich der IT-Leiter. Die Geschäftsleitung hat damit nichts zu tun!"
• "Für uns gibt es eine begrenzte Anzahl von Alternativen, und die kennen wir bereits."
• "Wir haben einen eigenen neutralen Berater, der uns hinsichtlich der Softwareauswahl berät."
• "Wir kaufen eine Software und passen dann unsere Geschäftsprozesse an."
• "Softwareauswahl nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, sondern ist schnell erledigt."
• "ERP-Systeme (WAWI, PPS, CRM...) können doch mehr oder weniger alles dasselbe."
• "Unsere Anforderungen an eine Software sind nichts Spezielles."
• "Für die Softwareauswahl haben wir unseren IT-Leiter."
• "Unsere Mitarbeiter wissen schon, welches System sie möchten."
• "Die Aufnahme unserer Geschäftsprozesse geschieht nebenbei – ohne konkretes Projekt."

Die aufgelisteten Statements sind typische Fehler bei der Durchführung von IT-Projekten. Die häufigsten Fehler sind Managementfehler, eine Unterschätzung des Projektes "IT-Auswahl" oder aber eine Überschätzung der eigenen Fähigkeiten und Ressourcen. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand.

Managementfehler

• Die Softwareauswahl wird oftmals nicht in der Geschäftsleitung angesiedelt. Jedoch ist die Auswahl der richtigen Unternehmenssoftware Chefsache, da Zielkonflikte drohen.
• Auch eine gründliche Marktrecherche ist unabdingbar – selbst wenn es auf den ersten Blick nur eine begrenzte Anzahl von bereits bekannten Alternativen gibt – denn es gibt meistens eine bessere (günstigere) Lösung.
• Auch wenn Sie einen neutralen Berater haben, sollten Sie sich selbst ein Bild von der Situation machen: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
• Geschäftsprozesse dürfen nicht der Software angepasst werden, sondern müssen die Anforderungen an die Software definieren und Ausgangspunkt aller Entscheidungen sein.

Unterschätzung des Projektes "Softwareauswahl"

• Eine nur oberflächliche Auseinandersetzung und Befassung mit der Softwareauswahl im Vorfeld und zu schnelle Entscheidungen schlagen sich hinterher in den Kosten nieder. Die nachträgliche Anpassung jedweder Art wird teuer.
• Genau wie Unternehmen sehr unterschiedlich sind, sind auch die Unterschiede bei ERP-Systemen gravierend.
• Auch wenn die eigenen Anforderungen an ein System als "nicht speziell" angesehen werden. Bedenken Sie: Die Anforderungen ergeben sich aus den Geschäftsprozessen und die Geschäftsprozesse sind es, die ein Unternehmen unverwechselbar machen. Somit sind auch die Anforderungen eines jeden Unternehmens speziell.

Überschätzung der eigenen Fähigkeiten und Ressourcen

• Eine Unternehmenssoftware wird durchschnittlich alle 10 Jahre neu ausgewählt. Ein IT-Leiter kann die Methoden-Kompetenz und die erforderliche Marktkenntnis für ein Auswahlprojekt nicht vorhalten
• Wenn man sich danach richtet, was die Mitarbeiter möchten, läuft man akut Gefahr der funktionalen (und preislichen) Überdimensionierung!
• Der Aufnahme der Geschäftsprozesse muss besondere Beachtung gewidmet werden, da ansonsten die Gefahr der Unvollständigkeit besteht und das Optimierungspotenzial nur selten vollständig realisiert wird.

Wir helfen Ihnen, durch systematisches und prozessorientiertes Vorgehen, Ihre IT-Projekte abzusichern.

Die Vielfältigkeit und der Umfang der Informationen resultierend aus den Kundenbeziehungen nimmt heute immer mehr zu. Ohne eine durchgängige Informationsverarbeitung im Unternehmen ist kein effizienter Einsatz der Produktionsfaktoren Mensch, Maschine, Material mehr möglich.

Wir analysieren mit Ihnen Anforderungen an eine durchgängige IT-Lösung, resultierend aus Ihren unternehmensspezifischen Prozessabläufen, und dokumentieren diese in einem Lastenheft. Auf Basis dieses Lastenheftes erfolgt eine Anbieterauswahl, an deren Ende eine fundierte Entscheidung für die auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneiderte Lösung steht. Wichtige Kriterien sind hierbei neben den abzudeckenden funktionalen und technischen Anforderungen natürlich auch Wirtschaftlichkeitsaspekte.

Eine enge Zusammenarbeit und ein hoher Kommunikationsgrad sowie ein professionelles Projektmanagement gehören neben unserem Expertenwissen zu vorhandenen Branchenlösungen, zu den elementaren Erfolgsfaktoren.

Unsere Vorgehensweise für eine erfolgreiche Unterstützung bei der IT-Auswahl:
- teilweise über Partner -

• Visualisierung der Ablauforganisation und Aufdecken von Schwachstellen
• Vollständige und verständliche Dokumentation der Detailanforderungen
• Definition von vielen kleinen, erreichbaren Teilzielen anstelle eines großen, in der Ferne liegenden Gesamtziels
• Umfassende und branchenübergreifende Marktrecherche
• Umfassende Softwarebeurteilung anhand der vier nachfolgenden Kriterien
  - Erfüllungsgrad der wichtigen bzw. KO-Kriterien
  - Kosten, enthalten den Basispreis pro APS und zusätzliche Kosten für individuelle Anpassungen und Programmierungen, Einführungskosten
  - Technologischer Stand und Zukunftssicherheit
  - Hintergrund des Anbieters, z.B. Größe, Erfahrungen in speziellen Branchen, Manpower, Zukunftsaussichten
• Inhaltliche und juristische Prüfung des Softwarevertrags
• Projekt-Controlling als Schutz vor intransparenten und unerwarteten Kosten

Vertrauen Sie uns!

Wir helfen Ihnen, den Weg für eine neue Software vorzubereiten und zu gehen. Wir helfen Ihnen, sich im Jungle der Softwarelösungen zurecht zu finden. Wir helfen Ihnen, Ihre Anforderungen prozessorientiert zu formulieren und darzustellen.